Cách tính diện tích văn phòng đúng giúp doanh nghiệp cân bằng chi phí thuê với sự thoải mái của nhân viên. Nếu chỉ lấy số người nhân với một con số cố định, bạn dễ bỏ sót phòng họp, lối đi, khu tiếp khách, kho và nhu cầu tăng trưởng. Phương pháp dưới đây giúp lập yêu cầu diện tích có cơ sở trước khi tìm mặt bằng.
Sau khi có khoảng diện tích mục tiêu, bạn có thể đối chiếu các lựa chọn thuê văn phòng Đà Nẵng để kiểm tra mức độ phù hợp giữa quy mô, vị trí và ngân sách.
Công thức tính nhanh
Diện tích cần thuê có thể ước tính bằng tổng diện tích chỗ ngồi làm việc, diện tích phòng chức năng, giao thông nội bộ và phần dự phòng tăng trưởng. Công thức này linh hoạt hơn việc chỉ tính theo đầu người vì mỗi doanh nghiệp có cách bố trí khác nhau.
Bước 1: Xác định số người sử dụng đồng thời
Không phải toàn bộ biên chế đều có mặt cùng lúc. Với mô hình làm việc kết hợp, hãy dùng số người dự kiến có mặt trong ngày cao điểm. Với doanh nghiệp làm việc cố định, dùng số nhân sự hiện tại cộng kế hoạch tuyển mới trong thời hạn thuê.
Bước 2: Chọn mật độ chỗ ngồi
Mật độ phụ thuộc vào loại bàn, yêu cầu lưu trữ và mức độ cần tập trung. Đội ngũ bán hàng có thể dùng bố trí gọn hơn, trong khi bộ phận sáng tạo hoặc kỹ thuật cần bàn lớn, màn hình và khoảng cách rộng hơn. Hãy dựng sơ đồ chỗ ngồi thay vì chỉ dựa vào tỷ lệ chung.
Bước 3: Liệt kê các phòng chức năng
- Phòng họp lớn và phòng họp nhanh.
- Phòng giám đốc hoặc phòng làm việc riêng.
- Khu lễ tân và chờ khách.
- Pantry, khu nghỉ hoặc khu cộng tác.
- Kho hồ sơ, phòng in và tủ kỹ thuật.
- Phòng máy chủ hoặc phòng gọi điện riêng.
Mỗi hạng mục nên gắn với số người sử dụng và tần suất dùng. Một phòng họp lớn nhưng hiếm khi dùng có thể được thay bằng hai phòng nhỏ linh hoạt hơn.
Bước 4: Tính lối đi và khoảng vận hành
Bản vẽ cần chừa không gian kéo ghế, mở tủ, di chuyển đến cửa thoát hiểm và tiếp cận thiết bị. Cột, góc khuất và hình dạng mặt bằng có thể làm giảm hiệu suất sử dụng. Vì vậy, hai sàn có cùng diện tích vẫn có thể bố trí số chỗ ngồi khác nhau.
Bước 5: Thêm dự phòng tăng trưởng
Nếu hợp đồng kéo dài, hãy dự báo tuyển dụng và thay đổi cơ cấu phòng ban. Có thể dành sẵn một vùng linh hoạt dùng làm khu cộng tác trước khi chuyển thành chỗ ngồi. Cách này hạn chế việc phải chuyển văn phòng quá sớm.
Ví dụ tính diện tích cho đội ngũ 30 người
Trước hết, xác định số người có mặt đồng thời. Sau đó bố trí thử 30 chỗ ngồi theo loại bàn dự kiến, thêm một phòng họp, một phòng quản lý, pantry, khu in và lối đi. Cuối cùng kiểm tra khả năng thêm vài chỗ ngồi trong tương lai. Bản vẽ thử sẽ cho kết quả đáng tin cậy hơn một phép nhân duy nhất.
Ba kịch bản bố trí phổ biến
Bố trí tiết kiệm
Phù hợp với đội ngũ làm việc linh hoạt, ít lưu trữ và sử dụng phòng họp chung. Ưu điểm là giảm chi phí; nhược điểm là dễ ồn và thiếu riêng tư nếu mật độ quá cao.
Bố trí cân bằng
Kết hợp khu làm việc mở, phòng họp nhỏ, booth gọi điện và pantry. Đây là lựa chọn phù hợp với nhiều doanh nghiệp dịch vụ và công nghệ vì hỗ trợ cả tập trung lẫn cộng tác.
Bố trí rộng rãi
Dành nhiều diện tích cho phòng riêng, tiếp khách, lưu trữ và trải nghiệm thương hiệu. Phù hợp với công ty thường xuyên gặp đối tác hoặc có yêu cầu bảo mật cao.
Những lỗi thường gặp
- Tính theo tổng nhân sự nhưng không tính tỷ lệ làm việc từ xa.
- Quên diện tích phòng họp, kho và thiết bị kỹ thuật.
- Không kiểm tra cột, cửa, lối thoát hiểm và hình dạng sàn.
- Không dự phòng tăng trưởng trong suốt thời hạn thuê.
- Chọn mặt bằng trước rồi mới cố gắng nhét công năng vào.
Checklist trước khi chốt diện tích
- Có danh sách nhân sự hiện tại và kế hoạch tuyển dụng.
- Có số lượng chỗ ngồi sử dụng đồng thời.
- Có sơ đồ công năng tối thiểu.
- Có bản vẽ mặt bằng và kích thước thực tế.
- Có phương án mở rộng hoặc thu hẹp.
- Có ngân sách tổng cho thuê và hoàn thiện.
Kết luận
Diện tích phù hợp là kết quả của cách làm việc, nhu cầu chức năng và kế hoạch tăng trưởng, không chỉ là một định mức theo đầu người. Hãy yêu cầu bản vẽ, bố trí thử và khảo sát thực tế trước khi ký để bảo đảm mỗi mét vuông đều phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
