Chi phí thuê văn phòng Đà Nẵng không chỉ là tiền thuê ghi trên báo giá. Doanh nghiệp còn phải tính phí quản lý, điện điều hòa, chỗ đỗ xe, chi phí hoàn thiện và nhiều khoản phát sinh khác. Dự toán đúng ngay từ đầu giúp bạn so sánh các tòa nhà trên cùng một mặt bằng và tránh chọn nhầm phương án tưởng rẻ nhưng tổng chi phí lại cao.
Nếu đang tìm mặt bằng phù hợp, bạn có thể tham khảo danh sách thuê văn phòng Đà Nẵng để đối chiếu vị trí, diện tích và phân khúc trước khi lập ngân sách.
1. Tiền thuê diện tích sử dụng
Đây là khoản lớn nhất và thường được tính theo diện tích thuê mỗi tháng. Khi nhận báo giá, hãy hỏi rõ diện tích được tính là diện tích thông thủy, diện tích tim tường hay đã bao gồm phần dùng chung. Hai văn phòng có cùng diện tích công bố nhưng diện tích sử dụng thực tế có thể khác nhau đáng kể.
2. Phí quản lý tòa nhà
Phí quản lý thường dùng cho an ninh, vệ sinh khu vực chung, vận hành thang máy, chiếu sáng công cộng và bảo trì hệ thống. Hãy xác nhận khoản này đã nằm trong giá thuê hay được tính riêng, có chịu thuế hay không và điều chỉnh theo chu kỳ nào.
3. Điện, nước và điều hòa
Điện trong văn phòng có thể tính theo công tơ riêng. Với điều hòa trung tâm, một số tòa nhà đã gộp chi phí trong phí dịch vụ, trong khi nơi khác tính theo giờ vận hành. Doanh nghiệp làm ngoài giờ nên hỏi trước mức phí điều hòa tăng ca để tránh vượt ngân sách.
4. Phí gửi xe cho nhân viên và khách
Chỗ đỗ xe ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm đi làm. Bạn nên lập danh sách số xe máy, ô tô dự kiến và hỏi về hạn mức được đăng ký. Đừng chỉ nhìn đơn giá; cần kiểm tra khoảng cách từ bãi xe đến sảnh, giờ hoạt động và phương án gửi xe dự phòng.
5. Chi phí thiết kế và hoàn thiện nội thất
Văn phòng bàn giao thô cần ngân sách cho trần, sàn, vách ngăn, điện mạng, chiếu sáng và nội thất. Văn phòng đã hoàn thiện giúp giảm vốn đầu tư ban đầu nhưng có thể hạn chế khả năng tùy biến. Trước khi ký, hãy khảo sát hiện trạng và liệt kê hạng mục nào chủ nhà bàn giao, hạng mục nào bên thuê tự thực hiện.
6. Tiền đặt cọc và thanh toán trước
Đặt cọc không phải chi phí mất đi nhưng làm tăng nhu cầu dòng tiền ban đầu. Doanh nghiệp cần tính đồng thời tiền cọc, kỳ thanh toán đầu tiên và ngân sách thi công. Hợp đồng cũng nên quy định rõ điều kiện hoàn cọc, thời hạn đối soát và trách nhiệm khi chấm dứt sớm.
7. Thuế và các khoản phí pháp lý
Hãy xác nhận giá chào đã bao gồm thuế hay chưa, hóa đơn được xuất theo kỳ nào và đơn vị nào đứng tên hợp đồng. Nếu địa điểm dùng để đăng ký kinh doanh, cần kiểm tra quyền sử dụng địa chỉ và hồ sơ mà tòa nhà có thể cung cấp.
8. Internet, điện thoại và thiết bị vận hành
Chi phí kết nối gồm đường truyền chính, đường dự phòng, thiết bị mạng, tổng đài, máy in và hệ thống kiểm soát ra vào. Với doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào kết nối, nên hỏi tòa nhà về nhà mạng được phép cung cấp dịch vụ và vị trí phòng kỹ thuật.
9. Chi phí chuyển văn phòng và hoàn trả mặt bằng
Ngân sách chuyển địa điểm có thể gồm vận chuyển, tháo lắp, làm biển hiệu, thông báo thay đổi địa chỉ và thời gian gián đoạn hoạt động. Cuối hợp đồng, bên thuê có thể phải trả lại hiện trạng theo thỏa thuận. Điều khoản hoàn trả càng rõ thì rủi ro phát sinh càng thấp.
Cách lập ngân sách thuê văn phòng dễ kiểm soát
- Tách chi phí thành ba nhóm: chi phí ban đầu, chi phí cố định hàng tháng và chi phí biến đổi.
- So sánh tổng chi phí trên mỗi chỗ ngồi thay vì chỉ so sánh giá trên mét vuông.
- Dự phòng một khoản cho phát sinh thi công, tăng nhân sự và làm việc ngoài giờ.
- Yêu cầu bảng báo giá thể hiện rõ khoản đã bao gồm và chưa bao gồm thuế.
- Đánh giá chi phí di chuyển của nhân viên, không chỉ chi phí trả cho tòa nhà.
Câu hỏi thường gặp
Nên dành bao nhiêu ngân sách cho chi phí phát sinh?
Tỷ lệ dự phòng phụ thuộc hiện trạng bàn giao và quy mô thi công. Cách an toàn là xin ít nhất hai báo giá cho từng hạng mục lớn, sau đó dành một phần dự phòng riêng thay vì dùng hết ngân sách theo báo giá thấp nhất.
Làm sao so sánh hai văn phòng có cách báo giá khác nhau?
Hãy quy đổi tất cả về tổng chi phí hàng tháng và tổng tiền cần chuẩn bị trước khi nhận bàn giao. Sau đó chia cho số chỗ ngồi dự kiến để thấy phương án nào hiệu quả hơn.
Kết luận
Một dự toán tốt phải phản ánh toàn bộ vòng đời thuê, từ lúc đặt cọc đến khi hoàn trả mặt bằng. Khi đã xác định quy mô, vị trí và ngân sách, doanh nghiệp nên khảo sát nhiều lựa chọn để có dữ liệu thương lượng và chọn văn phòng phù hợp lâu dài.
